¿Cómo depurar una presunta deuda de Colpensiones?

Si eres empleador en Colombia continúa leyendo con mucha atención, pues aquí te explicaremos paso a paso cómo depurar una presunta deuda en Colpensiones, lo que te ahorrará muchos problemas.

Lo primero que haremos será definir qué es una presunta deuda de acuerdo con la legislación colombiana.

A grandes rasgos, se trata de una deuda originada por omisión del empleador en el reporte de novedades de sus empleados, errores en la información de los cotizantes (Retiros, traslados, actualizaciones) o por la existencia de pagos sin detalles, es decir sin medios magnéticos.

Para dar un poco de contexto, desde 1995 hasta 2007, las empresas que realizaban la autoliquidación de sus aportes a pensión a través de planillas físicas, presentando la información en medio magnético (CD o diskette).

¿Sabes qué es la mora patronal?

Antes de continuar debemos hablar de la mora patronal, que es la situación de impago en la que pueden caer los empleadores que por diversos errores en la autoliquidación o falta de información de novedades aparecen en las bases de datos de deudores ante Colpensiones.

Colpensiones es la administradora estatal de pensiones de Colombia. Se trata de una una empresa industrial y comercial del Estado colombiano que se administra como entidad financiera de carácter especial y está vinculada al Ministerio del Trabajo de Colombia.

Existen dos tipos de deuda en la que pueden caer los empleadores en este país:

• Deuda real: Corresponde a la deuda causada por pagos realizados con inconsistencias en la autoliquidación de aportes o pagos realizados fuera de las fechas límite.

• Deuda presunta: Corresponde a la deuda originada por omisión del empleador en el reporte de novedades de sus empleados o errores en la información de los cotizantes (Retiros, traslados, actualizaciones)

Es precisamente la segunda la que nos atañe en este artículo, por lo que si este es tu caso debes comenzar con realizar los siguientes pasos:

• Todos los trabajadores tengan registro de afiliación o de traslado.
• Los datos de afiliación coincidan con los datos del pago (tipo documento, número de documento y nombre).
• Los datos de pagos del aportante estén bien registrados (razón social, tipo y número de documento).
• Los pagos tengan continuidad mensual.
• Los datos de ciclo sean correctos y, en caso que existan correcciones a pagos iniciales, estén debidamente identificados.
• El registro de las novedades de retiro esté en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador.
• Cada pago tenga su respectivo detalle. En caso de que haga falta validar medios magnéticos, los puedes registrar a través de la sección correspondiente.
• El pago se haya realizado de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral.
• Los pagos de corrección tengan la respectiva identificación y estén relacionados con la identificación del pago inicial.
• Los pagos se hayan realizado en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
• Si hubo pagos extemporáneos, confirmar si se pagaron intereses de mora.

Cabe apuntar que, en general, de acuerdo con Colpensiones, el detalle de posibles inconsistencias que tengas como empleador con tus trabajadores, los puedes encontrar en la consulta del Estado de Deuda a través del Portal del Aportante.

¿Y cómo sé si tengo adeudos con Colpensiones?

Realmente es muy sencillo, pues basta con solicitar a Colpensiones un estado de cuenta o bien, consultar el detalle de dicha deuda por medio de los portales electrónicos que tiene habilitado específicamente para los empleadores.

Como empleador debes ser consciente de que Colpensiones, como una administradora de fondos de pensiones, tiene la autonomía para comenzar acciones persuasivas y hasta coactivas de cobro de las deudas que tenga registradas, esto mediante notificación de existencia y estado de cuenta.

Lo importante es que si el resultado arroja que tienes un supuesto adeudo, este se puede depurar, por lo que se debe iniciar el proceso. No obstante no debes esperar a la notificación de Colpensiones, pues como empleador es tu obligación estar revisando el estado de cuenta y asumir tus responsabilidades con tus trabajadores.